Những ứng dụng của Google dành cho các doanh nghiệp khác với những ứng dụng dành cho người dùng bình thường khác. Tuy nhiên, đây mới chỉ là sự mở đầu. Trong bài báo này, chúng tôi sẽ hé lộ một số mẹo nhỏ và thủ thuật để bạn có thể tối ưu hóa các công cụ của Google trong công việc của mình. Cho dù bạn chỉ mới khám phá các ứng dụng của Google hay đã là người dùng lâu năm, những thủ thuật này sẽ giúp bạn nhận những gì tốt nhất từ các dịch vụ.

Các công cụ sử dụng trong việc cộng tác của Google Apps

Ngoài việc có một tài khoản email, Google Apps còn giúp mọi người trong công ty bạn cộng tác dễ dàng hơn. Rất nhiều công cụ đang sẵn có ,bao gồm tất cả mọi thứ từ lập lịch biểu tạo dữ liệu cho tới hội nghị qua video. Và mặc dù bạn lưu tất cả mọi thứ trên đám mây, Google vẫn cung cấp những bảo mật tốt để bảo vệ dữ liệu của bạn.

Google Calendar có thể giúp bạn giữ các cuộc hẹn và chia sẻ lịch làm việc với một nhóm. Dịch vụ này giống với phiên bản dành cho người dùng thông thường, nhưng nó được định hướng tới người dùng là các nhân viên văn phòng. Ví dụ, với dịch vụ này, bạn có thể chia sẻ chi tiết ngày làm việc với đồng nghiệp để họ có thể biết được khi nào bạn rảnh để tổ chức mọt cuộc họp hoặc thảo luận. Công cụ này cũng có thể gửi lời mời họp và cập nhật lại khi người nhận xác nhận tham dự.

Google Docs nhập và chỉnh sửa các file của bộ ứng dụng văn phòng, bao gồm các file .doc, .ppt, và .xls trong công cụ xử lý word, công cụ trình chiếu và ứng dụng bảng tính. Đồng nghiệp có thể chia sẻ tài liệu cho nhau, mỗi người chỉnh sửa tài liệu mà không lo ngại việc làm mất những thay đổi của người khác (bởi họ có thể download và đăng tải các dữ liệu lên một server). Google giữ một bản ghi hoàn toàn cập nhật của mỗi người, và tất cả đồng nghiệp của bạn có thể chỉnh sửa các file trong cùng một lúc. Cài đặt này có thể đóng vai trog như một không gian ghi chép cho một nhóm trong một hội nghị hoặc trong suốt quá trình trình chiếu.

Google Sites, có trong mỗi phiên bản của Google Apps, hoạt động như một trang web mạng cục bộ. Bạn có thể sử dụng nó như một bảng báo cáo cho tất cả mọi người, lưu trữ các HR policy, highlight một sự kiện sắp diễn ra, hay tổ chức sắp xếp lại thông tin. Google Sites và Google Docs có thể lưu trữ bất kì một định dạng file nào. Vì vậy, bạn cũng có thể sử dụng chúng với mục đích chia sẻ file.

Điền miền của bạn vào để bắt đầu sử dụng hoặc Google có thể tạo một tên cho bạn. Google Groups, có sẵn trong Premier Edition, hoạt động như một điểm trung tâm để cộng tác. Groups bảo mật hơn trong việc gửi các message trong danh sách gửi email của công ty bạn, ví dụ như danh sách đội bán hàng. Ngoài ra, các thành viên có thể chia sẻ lịch làm việc và dữ liệu trong một nhóm. Khi người mới tham gia vào nhóm, họ có thể truy cập tới bản ghi của message, cũng như các thông tin còn lại khác, để có thể bắt kịp tốc độ với mọi người.

Google Video, một dịch vụ Premier khác, là một phiên bản YouTube cần thiết cho công ty bạn. Bạn có thể đăng tải các video cá nhân, nội bộ để phục vụ mục đích đào tạo, hợp tác hoặc các mục đích sử dụng khác. Công cụ này cũng có thể “tiếp nhận” những video công cộng của bạn, loại bỏ một số dịch vụ hoặc thuê bao nếu bạn muốn.

Sử dụng Gmail cho công việc kinh doanh

Sự khác biệt chủ yếu giữa Gmail miễn phí dành cho tất cả mọi người và phiên bản có trong Google Apps rất dễ để chỉ ra: tùy chỉnh tên miền. Thay vì sử dụng một địa chỉ @gmail.com, bạn sẽ nhận một địa chỉ @têncôngtybạn.com, giúp tạo ra một sự khác biệt lớn trong thương hiệu của công ty, ngay cả khi bạn điều hành duy nhất một công ty tư nhân.

Kích vào Activate email để cấu hình MX record của bạn, như vậy Google có thể tiếp nhận toàn bộ message của bạn. Nếu bạn đã sở hữu một tên miền, ví như trang web của bạn hoặc email hiện tại, bạn có thể chỉ MX record của nó tới Google. Đặc biệt, khi 2 máy tính kết nối tên miền của bạn tới server email, MX record sẽ tạo một địa chỉ chuyển tiếp tới Google để email vẫn có thể đến được với bạn. Nếu bạn vẫn chưa có một tên miền, Google có thể đăng kí cho bạn với mức phí $10 một năm và sẽ cấu hình nó tự động.

Các doanh nghiệp trẻ hài lòng với ứng dụng miễn phí Google Apps Standard Edition. Nó hỗ trợ lên tới 50 địa chỉ email, mỗi địa chỉ có tới 7,4GB dung lượng lưu trữ. Mỗi một địa chỉ email có thể gửi tin nhắn tới 500 địa chỉ nhận khác nhau mỗi ngày. Trừ phi công ty của bạn có mốt quan hệ rộng, với rất nhiều khách hàng phải giao dịch mỗi ngày, con số 500 này có thể làm hài lòng bạn. Tuy nhiên, cũng giống như người dùng Gmail, dịch vụ này bao gồm cả quảng cáo. Đây có thể là một lý do khiến nhiều người không thích.

Đối với người dùng muốn loại bỏ quảng cáo và tăng những hạn chế của bản miễn phí, họ sẽ phải trả $50 một năm. Với việc trả phí, mỗi địa chỉ có thể gửi tới 2000 người nhận mỗi ngày, và bạn có thể nâng cấp dung lượng lưu trữ mỗi địa chỉ email lên tới 25GB.

Với phiên bản miễn phí và phiên bản phải trả tiền, bạn có thể chia sẻ các địa chỉ liên lạc trong công ty, hợp nhất các nguồn từ trang web hoặc Google Apps của điện thoại.